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管理學視野下的圖書館Interlib系統資源優化設計

2019-03-05 11:55:38 269

管理學視野下的圖書館Interlib系統資源優化設計

   [摘要]圖書館集群管理系統Interlib是新一代的圖書館自動化軟件。在Interlib系統中,采訪、編目、流通、典藏等子系統形成了自動化系統的主要框架。合理利用系統資源,開發各項業務功能,是圖書館工作取得成效的主要依據。本文結合實際工作,就如何利用Interlib系統資源,優化圖書館基礎業務,提出相關建議。

   [關鍵詞]圖書館; Interlib; 系統; 數據

   [中圖分類號]G250.7 [文獻標識碼]A [文章編號] 1673 - 0194(2012)15- 0101- 03

   21世紀的圖書館,其工作業已從以內部業務工作為中心轉變為以讀者服務為中心,最大化利用現有資源為讀者服務是圖書館的使命。在區域內,需要整合圖書館群的文獻、數字化資源信息,進行集中管理,才能實現為讀者提供更好服務的目標。

   兗州市圖書館使用Interlib以來,在省圖書館和相關技術人員的大力幫助下,系統的各項功能都得到了良好的利用,服務效果明顯提升。現就使用過程中產生的有關問題、解決方法及一些工作技巧談一點認識。

   1采訪子系統的使用

   1.1外部數據接收使編目工作省時省力

   外部數據接收功能里的MID數據接收,給編目人員的數據錄入工作帶來了極大的方便。圖書采購時,我們可以將書商或其他館提供的MARC數據接收到本館系統中間庫,這樣,在采訪驗收管理直接驗收處理時,查詢出選中的數據,復制到總書目庫,做相應的修改后,只需要追加條形碼,分配館藏地點既可,大大節省了數據錄入時間。這與以前的工作方式簡直是天壤之別,一般情況下,書商提供的MARC數據都是出版社標準數據,為圖書采編人員提供了一個很好的數據參考。

   1.2合理使用驗收流程促進數據規范化

   系統對驗收的處理有兩種方式:預訂驗收,即對已經預訂的圖書進行驗收處理;直接驗收,即對零購、散購等沒有預訂信息的文獻進行驗收處理。

   文獻到館后組織驗收,驗收完成進行編目,驗收與文獻編目工作緊密結合。實際中,一些圖書館已經將驗收、編目工作整合,對缺少編目人員的小館,在驗收同時對文獻簡單編目,完成后直接上架,處理方式無疑是很便捷的;而對一些流程化作業的大館,分批次進行驗收、編目工作,保證流程作業的有序和一致。系統的驗收流程可根據各館參數設定動態調整。總而言之,我們可以按照合適的方式制定本館的驗收處理流程。系統的驗收工作流程如下:

   建立驗收批次→直接驗收→驗收分配館藏→驗收直接流通(或編目→交送或館藏登記) →流通建立驗收批次,準備對到館文獻實施驗收處理。具體工作流程如下:

   1.2.1設置驗收方式

   驗收,區分預訂驗收和直接驗收的不同,分別從不同的功能模塊進入。對預訂驗收來說,要求訂單設置為“驗收狀態”,系統識別待驗收的文獻是否有有效的預訂信息,“是”則流程繼續向下走,“否”則回到起點,工作人員自行決定處理方式——退還該書或直接驗收。

   1.2.2分配館藏

   填寫正確的待驗收文獻復本數量和價格,分配館藏。系統要求采用先貼條碼的方式,不采用自動分配條碼,避免人為原因造成條碼與實際不一致。

   1.2.3編目處理

   在選擇工作模式時,系統管理里有一個分管管理,工作模式選中“驗收后直接流通”點擊“是”即可;如果選擇“交送接收功能”才能流通,這里選擇“否”。如果采用“驗收直接流通”的工作模式,驗收同時對文獻編目,驗收完成編目也即完成,文獻可直接上架流通,流程結束;如果不采用“驗收直接流通”的工作模式,驗收后將該驗收批次設置為“編目狀態”,編目人員對該批文獻編目處理。

   1.2.4圖書交送

   一批文獻編目完成后,如果核實館藏信息正確(包括條碼、文獻類型、館藏地點),可以直接批交送到流通;如果具有典藏部門或典藏人員,進行館藏登記處理,將文獻分配到正確的館藏地點,文獻再上架參與流通。

   2編目子系統的使用

   2.1使用回溯建庫的注意事項

   提起回溯建庫,對于初用這個系統的用戶來說,可能容易產生疑問:回溯建庫里的數據錄入與采訪驗收里的數據錄入有什么區別?在驗收過程中,如果手工輸入條形碼有誤,或者是其他地方輸入不當,就會影響到流通部門的借閱工作。我們如果在直接驗收處理里面修改,報表中輸出的個別財產賬中的清單的統計數據就會不準確。這種情況可以在回溯建庫里修改。修改后不影響工作人員針對驗收批次的統計數據。但是,如果在回溯建庫里直接輸入數據,就無法成批打印書標,只能做書標的個別輸出。

   2.2采集器數據輸出功能

   使用采集器數據輸出可實現強大的查重功能。這一功能的利用,大大方便了工作人員的圖書采購工作。隨著圖書館館藏量逐漸增多,在購書時很容易發生所購圖書與館藏圖書重復的事情,造成了工作人員的重復勞動和資金上的浪費。工作人員將數據通過此功能輸出后,購書時,用采集器掃描每冊欲購新書的ISBN號,即可提示該書是否與本館藏書重復,避免了圖書重復采購的現象。

   3典藏子系統的使用

   該子系統含館藏登記、館藏剔除、藏書清點、清點處理、條碼置換等功能。有些功能的應用需長期實踐方能得心應手。

   3.1巧妙使用條碼置換功能

   讀者丟失圖書,通常會對該書進行丟書處理并對讀者進行罰款處理。我們認為還可以充分利用條碼置換功能來處理。如果讀者能購買到一本相同的圖書,我們就不對該書進行丟失處理。查出丟失圖書的條形碼后,在還書處理功能里將此條形碼進行還回處理。顯示此書在館后,用條碼置換功能,將丟失圖書的條形碼置換成一個新的條形碼,將新的條碼號貼在新書上,此書即可進行流通。這樣在對系統數據沒有任何影響的前提下,可以簡化新書的錄入工作,提高了工作效率。

   3.2利用館藏登記變更館藏地點

   在編目工作中對館藏地點的分配如果操作有誤,會直接影響到圖書的正常流通。比如館藏1的圖書,顯示館藏地點是館藏2,系統會拒絕進行借書處理。我們只需在館藏登記中,選擇正確的館藏地點和流通類型,將圖書的條形碼掃描一下,即可將其更改為正確的可以流通類型和館藏地點。這是一種方便快捷的數據處理方法,避免了流通部門拒借現象的發生,及時修正了編目人員因操作不慎帶來的工作上的失誤,使得流通部門能夠更好地開展對讀者的服務工作。

   4流通子系統的使用

   該子系統包含流通管理、讀者管理、讀者預約、預借管理、借閱查詢統計、財經查詢統計等。有幾種功能在日常業務使用中應加以注意。

   4.1讀者證上傳照片設置

   工作人員的操作員管理——“流通管理處讀者照片顯示后自動消失時間”里設置為“0”,讀者照片則始終顯示。照片上傳的規格約為“140 × 165”(建議使用美圖大師進行裁剪)。如果這里設置不當,照片上傳則不成功。

   4.2身份證號碼輸入

   由于大部分圖書館是將原來的ILAS系統轉換成Interlib,一些舊的讀者記錄里,有不少讀者沒有輸入身份證號,轉換成新系統后,在身份證欄里,會顯示一大串為“0”的代碼。這時,如果為讀者進行驗證或其他修改時,則會產生存盤失敗的情況。針對這種情況的處理方法是:將身份證號刪除為空或輸入正確的身份證號即可。

   4.3讀者預約和續借

   必須在系統管理子系統讀者流通類型參數里開通預約功能,才能進行讀者預約。如果進行網上預約,則要求讀者申請讀者密碼,進入讀者空間的借閱查詢模塊,進行預約。續借同預約操作相似。兗州市圖書館現已開通了網上續借和網上預約功能,極大地方便了不能及時到館的讀者。這一功能的開通,使Interlib的數字資源得到了更好的開發和利用,為推動數字圖書館建設提供了一定的技術支持。

    5.MARC字段生成設置的使用

   為了使書目增加更多的檢索點,需要在系統維護中MARC統一字段里進行字段生成設置。例如,“225字段”,可以生成“410字段”。目的是想對該數據增加一個檢索點,有利于流通工作人員和讀者查詢。如果某套叢書,我們只知道叢書名,對叢書內每本書的正題名不太清楚時,可以利用此功能。具體操作如下:

   MARC參數設置—MARC模板—MARC錄入模板管理(選擇MARC類型,如圖書或古籍)—字段生成配置。源字段:225源指示符:1 源子字段:$a目的字段:410目的指示符:0目的子字段:$12001$a

   6.其他特色功能的使用

   除以上功能外,Interlib系統還具備專向外借、專向閱覽、電子閱覽室管理等功能,方便快捷,特色鮮明。下面介紹兩種。

   6.1專向外借功能

   此功能為沒有貼條形碼的單冊期刊的外借處理提供了很好的條件。只要增加了期刊在本年度的記到年,又對每期期刊進行了記到管理,就可以在專項外借功能里對期刊進行外借。在這里,不需要對期刊張貼條形碼,只需用光筆掃描一下期刊上的ISSN條形碼,即可進行借閱。只要在系統里已經錄入了該期刊MARC數據,系統就會對每種期刊的ISSN進行鏈接,節省了工作人員的數據錄入時間。

   6.2扉頁處理功能

   如果我們向讀者推薦精品圖書,除了使用新書通報以外,扉頁處理功能可以將精品圖書的扉頁上傳到網上,更直觀地讓讀者了解一些新書、好書,以滿足不同讀者的借閱需求。

   Interlib系統強大的拓展功能使兗州圖書館的工作取得了很大成績。在眾多功能里,我們只是簡單地針對日常業務工作中所實踐的一部分向大家作簡要介紹、談點心得。許多環節還不成熟,還在不斷摸索,有待于進一步的學習和提高。

 

 

 


 
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